รูปแบบของจดหมายราชการ

จดหมายราชการมีรูปแบบหลักๆ 4 ส่วนได้แก่

  1. ส่วนหัวเรื่อง
  2. ส่วนเนื้อเรื่อง
  3. ส่วนจุดประสงค์ของเรื่อง
  4. ส่วนท้ายเรื่อง

ส่วนหัวเรื่อง

เป็นส่วนนำเนื้อหาจดหมาย โดยการใช้ข้อความแบบย่อความให้ผู้อ่านเข้าใจพอประมาณ ดังนั้นควรเป็นประโยค หรือวลี ไม่ควรใช้คำนาม หรือคำกริยาเฉยๆ เช่น ไม่ควรใช้คำว่า “เรื่อง ลงโทษ” แต่ควรปรับเปลี่ยนเป็น “เรื่อง การลงโทษข้าราชการ” เป็นต้น

ทั้งนี้หัวเรื่องในส่วนอ้างถึง และสิ่งที่ส่งมาด้วยอาจจะมีหรือไม่มีก็ได้

ส่วนเนื้อเรื่อง

เนื้อเรื่องคือ ข้อความที่แจ้งไปยังผู้รับจดหมาย แต่ไม่รวม “จุดประสงค์ของจดหมาย” ทั้งนี้ควรอยู่ในขอบเขต “เหตุที่มีจดหมายฉบับนี้” และอาจจะมี “ผลต่อเนื่องของจดหมาย” รวมก็ได้ มักจะขึ้นต้นด้วยคำว่า

  • ตามที่
  • ด้วย
  • เนื่องจาก
  • อนุสนธิ หนังสือ…

ส่วนจุดประสงค์ของเรื่อง

เนื้อหาส่วนนี้ เป็นความมุ่งหมายหลักของจดหมาย ต้องการให้ผู้อ่านทำอะไร หรือทำอย่างไร โดยมากมักจะเขียนต่อจาก ส่วนเนื้อเรื่อง และขึ้นต้นด้วยคำว่า “จึง” ตามด้วยจุดประสงค์ที่ต้องการเช่น

  • จึงเรียนมาเพื่อทราบ
  • จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ
  • จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาดำเนินการต่อไปด้วย
  • จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนุมัติ ในข้อ…

ส่วนท้ายเรื่อง

เป็นส่วนปิดท้ายจดหมาย โดยมากจะมีคำลงท้าย ลายมือชื่อ ชื่อเต็ม ตำแหน่ง และส่วนราชการเจ้าของเรื่อง พร้อมหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อ

โดยมากคำลงท้าย มักจะใช้เป็น

  • ขอแสดงความนับถือ
  • ขอแสดงความนับถืออย่างยิ่ง



Personal Tools
Creative Commons License
STKS Online Learning โดย http://stks.or.th/wiki อนุญาตให้ใช้ได้ตาม สัญญาอนุญาตของครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกัน 3.0 ประเทศไทย.