จดหมายเหตุ คืออะไร?
จดหมายเหตุ หรือ เอกสารจดหมายเหตุ ตรงกับภาษาอังกฤษว่า Archives สำหรับนิยามความหมายแต่ละหน่วยงาน แต่ละบุคคลก็ได้ให้กันไป เช่น
- จดหมายเหตุ คือ 1.หนังสือบอกข่าวคราวที่เป็นไป 2.รายงานหรือบันทึกเหตุการณ์ต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น 3.เอกสารที่ส่วนราชการ รัฐวิสาหกิจ หรือเอกชน ผลิตขึ้นเพื่อใช้เป็นหลักฐานและเครื่องมือในการปฏิบัติงาน (ราชบัณฑิตสถาน)
- จดหมายเหตุ คือ เอกสารที่หน่วยงานหรือบุคคลผลิตขึ้นเพื่อใช้ในการบริหารหรือการปฏิบัติงาน ซึ่งแสดงประวัติพัฒนาการการดำเนินงานของหน่วยงาน บุคคล และสังคม นับเป็นมรดกทางวัฒนธรรมของชาติ เอกสารเหล่านี้ได้รับการสงวนรักษาไว้อย่างถาวรในหอจดหมายเหตุเพื่อเป็นหลักฐานสำคัญในการอ้างอิงต่อการศึกษา วิจัย และการตัดสินทางกฎหมาย (สาลินี ชุ่มวรรณ์, 2552)
ขณะที่กลุ่มวิชาชีพจดหมายเหตุกำหนดความหมายของคำว่า Archives ไว้ใน 3 นัย คือ
1. ที่เก็บหรือห้องเก็บจดหมายเหตุ หมายถึง สถานที่หรืออาคาร ที่เก็บเอกสารที่มีคุณค่าต่อเนื่องขององค์กร
2. หอจดหมายเหตุ หมายถึง หน่วยงานที่รับผิดชอบในการคัดเลือก เก็บรักษาและให้บริการเอกสารที่มีคุณค่าต่อเนื่องขององค์กร
3. จดหมายเหตุ หรือ เอกสารจดหมายเหตุ หมายถึง เอกสารประวัติศาสตร์ขององค์กรที่มีคุณค่า (จุลสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยศรีนครินทรวิโรฒ, 2552)

โดยที่ยกมาเป็นเป็นเพียงตัวอย่างส่วนหนึ่งเท่านั้น อาจพอสรุปได้ว่า "จดหมายเหตุ คือ เอกสารที่หน่วยงานหรือองค์กรผลิตขึ้นหรือได้รับไว้ เพื่อใช้ในการดำเนินงาน และเอกสารนั้นได้รับการประเมินคุณค่าว่ามีคุณค่าต่อเนื่อง ทั้งในแง่การบริหาร การตัดสินใจ การศึกษาค้นคว้าวิจัย รวมถึงการอ้างอิงแง่กฎหมายของหน่วยงานหรือองค์กรนั้นๆ"

จดหมายเหตุ สำคัญอย่างไร?
จดหมายเหตุเป็นหลักฐานของการดำเนินกิจกรรมต่าง และ เป็นความทรงจำขององค์กร คือ
1. นำมาใช้ในการวางแผนตัดสินใจ เพื่อการบริหารดำเนินงานองค์กรให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น โดยอาศัยจากประสบการณ์ เรื่องราว และมุมมองต่างๆ ที่เกิดขึ้นในอดีดต่อเนื่องมาจนปัจจุบัน
2. เป็นแหล่งที่บอกถึงที่มา ความเป็นตัวเราของบุคคลและองค์กร เพื่อความเข้าใจและเพื่อการวิเคราะห์
3. แสดงถึงประวัติพัฒนาการการดำเนินงานของหน่วยงาน บุคคล และสังคม ซึ่งนับเป็นมรดกทางวัฒนธรรมที่สำคัญของชาติ
4. เป็นหลักฐานแสดงถึงอำนาจหน้าที่ ความรับผิดชอบ ของบุคคล องค์กร และชุมชน
5. เป็นเสมือนประตูที่นำไปสู่ประสบการณ์ของคนอื่นๆ ในองค์กร ซึ่งสามารถนำมาเป็นบรรทัดฐาน บทเรียน กรณีศึกษาที่สำคัญสำหรับคนรุ่นหลัง

จดหมายเหตุ มีการบริหารงานอย่างไร?
การบริหารงานจดหมายเหตุ สามารถแบ่งเป็น 3 ส่วนหลักๆ คือ Input Process และ Output
1. Input คือ ปัจจัยนำเข้าในการดำเนินงาน ซึ่งประกอบด้วย
- นโยบาย คือ กรอบแนวคิด แนวปฏิบัติ เพื่อเป็นเครื่องมือและกลไกในการบริหารงานจดหมายเหตุ ไม่ว่าจะเป็น วัตถุประสงค์ เป้าหมาย แผนการดำเนินงาน ผู้รับผิดชอบ งบประมาณ เป็นต้น
- เอกสาร คือ เอกสารที่จัดทำขึ้นหรือได้รับมาและใช้ในการบริหารงานและดำเนินงานของหน่วยงาน ซึ่งได้รับการประเมินคุณค่าว่ามีคุณค่าต่อเนื่อง
- วัสดุและครุภัณฑ์ คือ วัสดุ อุปกรณ์และครุภัณฑ์ต่างๆ ที่ใช้ในการบริหารงานจดหมายเหตุ ไม่ว่าจะเป็น แฟ้มเอกสาร กล่อง ชั้น หรือตู้เก็บเอกสารจดหมายเหตุ รวมถึงซอฟต์แวร์ และอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่จะนำมาใช้ในการบริหารจัดการงานจดหมายเหตุ
- งบประมาณ คือ ค่าใช้จ่ายในการดำเนินการงานจดหมายเหตุตามแผนงานที่ได้กำหนดไว้
- บุคลากร คือ ผู้บริหาร ผู้จัดการ และทีมงานในการดำเนินการงานจดหมายเหตุ
2. Process คือ กระบวนการ ซึ่งประกอบด้วยกิจกรรมต่างๆ คือ
การรับมอบและการรวบรวม - การคัดเลือก - การวิเคราะห์และประเมินค่า - การจัดเก็บ (การจัดหมวดหมู่และการทำเครื่องมือช่วยค้น) และการสงวนรักษา - การให้บริการ
3. Output คือ จดหมายเหตุหรือเอกสารจดหมายเหตุที่ผ่านกระบวนการตามขั้นตอนเรียบร้อยแล้ว และพร้อมออกให้บริการ
ซึ่งผลจากที่เกิดขึ้น คือ หน่วยงานมีการจัดเก็บเอกสารให้มีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะสามารถรักษาเอกสารสำคัญที่มีคุณค่าให้สามารถเรียกใช้ได้รวดเร็วทุกโอกาส

จดหมายเหตุ งานของใคร?
จากกระบวนการในการดำเนินงานจดหมายเหตุ ซึ่งประกอบด้วย 5 ขั้นตอนหลัก คือ
- การรับมอบและการรวบรวม
- การคัดเลือก
- การวิเคราะห์และประเมินค่า
- การจัดเก็บ (การจัดหมวดหมู่และการทำเครื่องมือช่วยค้น) และการสงวนรักษา
- การให้บริการ

ซึ่งเป็นงานวิชาชีพที่ต้องอาศัยแนวคิด และวิธีการปฏิบัติเฉพาะ เพราะเป็นงานที่จะต้องสัมพันธ์กับ การบริหารงานของหน่วยงาน ความรู้ความเข้าใจในหลักวิชาการการบริหารงานจดหมายเหตุ ความต้องการบวกกับสภาพแวดล้อมและวัฒนธรรมขององค์กร ดังนั้นผู้ที่รับผิดชอบงานนี้จึงต้องมีหน้าที่ศึกษา วิเคราะห์ และพัฒนาการจัดการระบบควบคุมการบริหารเอกสารทั้งระบบให้มีประสิทธิภาพ การจัดทำ รับและส่ง การคัดเลือก การเก็บรักษาเอกสารในกระแสการใช้งาน กึ่งกระแสการใช้งาน การเก็บ การสงวนรักษา การให้ใช้บริการ และการให้คำแนะนำปรึกษา ไปจนถึงการคัดเลือกเอกสารที่มีคุณค่าถาวร เพื่อส่งมอบหอจดหมายเหตุ และการทำลายเอกสารที่ไม่มีคุณค่า โดยบางองค์กรจัดให้งานจดหมายเหตุเป็นกลุ่มงานบริหาร (Administrative work) เพราะเป็นงานสนับสนุนการบริหารงานเพื่อให้มีข้อมูลหรือสารสนเทศที่ถูกต้อง

แต่งานจดหมายเหตุจะสำเร็จหรือไม่นั้นจะต้องได้รับความร่วมมือจากทุกส่วนงานของหน่วยงาน เพราะเอกสารจดหมายเหตุเมื่อใช้งานเสร็จแล้วแต่เอกสารนั้นยังมีคุณค่า ก็จะต้องส่งมอบให้ฝ่ายงานที่ดูแลรับผิดชอบงานจดหมายเหตุเพื่อดำเนินการตามกระบวนการ เพื่อให้สามารถนำเอกสารดังกล่าวมาใช้ได้ทันทีที่ต้องการและเพื่อให้มีการใช้เอกสารที่มีคุณค่าดังกล่าวอย่างกว้างขวาง ในทางกลับกันหากส่วนงานนั้นๆ ในหน่วยงาน ไม่ส่งมอบเอกสารจดหมายเหตุให้ฝ่ายงานที่ดูแลรับผิดชอบ และทำลายเอกสารดังกล่าวไป ก็จะส่งผลต่อข้อมูลอดีต ปัจจุบัน และอนาคตขององค์กรได้

สำหรับท่านที่สนใจ เรื่อง การพัฒนาฐานข้อมูลจดหมายเหตุ ตามต่อตอนในตอนหน้า

ที่มา : เรียบเรียงจาก
http://www.royin.go.th/th
สาลินี ชุ่มวรรณ์. การจัดการฐานข้อมูลจดหมายเหตุ. เอกสารประกอบการอบรม การอบรมเชิงปฏิบัติการ การบริหารงานเอกสารและส่งมอบเอกสารให้หอจดหมายเหตุ ครั้งที่ 5 โดย สถาบันวัฒนธรรมและศิลปะ มหาวิทยาลัยศรีนครินทรวิโรฒ วันพุธที่ 23 ธ.ค. พ.ศ. 2552 ณ อาคารประสานมิตร มหาวิทยาลัยศรีนครินทรวิโรฒ.จุลสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยศรีนครินทรวิโรฒ ปีที่ 1 ฉบับที่ 2 (ม.ค.-มี.ค. 2552)
จุลสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยศรีนครินทรวิโรฒ ปีที่ 1 ฉบับที่ 3 (เม.ย.-มิ.ย. 2552)
จุลสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยศรีนครินทรวิโรฒ ปีที่ 1 ฉบับที่ 4 (ก.ค.-ก.ย. 2552)