จำนวนผู้เขียนที่เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง   ทำให้เกิดการเลี่ยงการใช้สำนักพิมพ์จัดพิมพ์แบบเดิม ๆ มาเป็นการจัดพิมพ์ด้วยตนเอง ผู้เขียนบางคนส่งงานของตนไปเก็บไว้ที่เซิร์ฟเวอร์เพื่อเก็บงานก่อนการพิมพ์ (preprint) เช่น arXiv.org (http://arxiv.org)  CERN Document Server (http://cdsweb.cern.ch/?c=Preprints) หรือ Cogprints (http://cogprints.ecs.soton.ac.uk) แต่มีบ้างที่นำผลงานไว้ในเซิร์ฟเวอร์ที่เก็บงานหลังการพิมพ์ (post-print) เพื่อที่จะให้สำนักพิมพ์ได้ใช้บทความไประยะหนึ่งก่อนคืนลิขสิทธิ์มาให้ผู้เขียนหนังสือ มีสถาบันจำนวนหนึ่งจัดทำเป็นการสงวนรักษาและจัดหาช่องทางให้การเข้าถึงวรรณกรรมที่ไม่ตีพิมพ์เผยแพร่ (grey literature) ของสถาบันนั้น ๆ เช่น GrayLIT Network (http://www.graylit.osti.gov/)  ETH E-Collection (http://e-collection.ethbib.ethz.ch/index_e.html) หรือ SPIRES (http://www.slac.standford.edu/spires/hep/) คลังเก็บบางแห่งเป็นแบบลูกผสม (hybrid) ที่เก็บมากกว่าสารสนเทศประเภทเดียว

อีพรินท์ เป็นเครื่องมือทางซอฟต์แวร์ ที่ใช้ในการจัดการการเก็บรักษาของงานวิจัย  ในรูปของหนังสือ โปสเตอร์ หรือ เอกสารการประชุม มีวัตถุประสงค์ไม่ใช่เพื่อการเก็บรักษาในระยะยาว แต่เพื่อให้มั่นใจได้ว่าสามารถอ่านและเข้าถึงสารสนเทศ  ผ่านเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงไปโดยให้สถาบันเก็บ รวบรวม และจัดหาเว็บไซต์เพื่อเป็นการเข้าถึงสารสนเทศให้  ปัจจุบัน มีคลังเก็บมากกว่า 140 แห่งที่ใช้อีพรินท์ในการจัดการ  ตัวอย่างเช่น มหาวิทยาลัยควีนส์แลนด์ ในประเทศออสเตรเลีย ใช้อีพรินท์เพื่อเป็นที่เก็บรายงานการวิจัยเสมือนเป็นตู้แสดงงานวิจัยที่ เป็นผลงานของบุคลากรสายวิชาการของมหาวิทยาลัยควีนส์แลนด์และนักศึกษาระดับ หลังปริญญาโท ซึ่งเป็นสิ่งพิมพ์ที่มีทั้งก่อนและหลังการประเมินโดยคนในวงการ (peer review) (http://eprint.uq.edu.au/)  และที่มหาวิทยาลัยพิตต์สเบอร์กมี PhiSci Archive เพื่อเก็บรักษาผลงานก่อนการพิมพ์  ในสาขาปรัชญาของวิทยาศาสตร์ (http://philsci-archive.pitt.edu)

อีพรินท์เป็นโอเพนซอส ได้รับการพัฒนาโดยมหาวิทยาลัยเซาท์แธมตันในประเทศสหราชอาณาจักร (http://software.eprints.org)  เป็นระบบที่ใช้เป็นโครงการริเริ่มเก็บถาวรแบบเปิด (OAI - Open Archives Initiative)  ซึ่งทำให้สามารถสืบค้นข้ามระหว่างหน่วยเก็บถาวรได้  เมื่อได้มีการลงทะเบียนกับโครงการริเริ่มเก็บถาวรแบบเปิดคลังเอกสารของ สมาชิกนั้นจะถูกรวบรวมโดยอัตโนมัติเพื่อเก็บเมทาดาตารวมเข้าเป็นคลังเก็บ ทั่วโลกนั้น  ทำให้เป็นการเพิ่มคุณค่าการให้บริการหน่วยงานทางวิชาการและวิทยาศาสตร์ทั่ว โลก

การติดตั้งระบบ  สามารถทำตามที่ระบบกำหนดเอาไว้แล้ว (default) ซึ่งช่วยให้เร็วและสะดวกขึ้น โดยไม่ต้องใช้ทักษะทางเทคนิคมากนัก แต่ก็ควรมีทักษะในโปรแกรมอาปาเช (Apache) มายเอสคิวแอล (MySQL) เพิร์ล (Perl) และเอ็กซ์เอ็มแอล (XML) ผู้ดูแลระบบติดตั้งซอฟต์แวร์ลงบนเซิร์ฟเวอร์ สั่งให้ทำงานด้วยสคริปท์สและมีการดูแลบ้างเท่านั้น

อีพรินท์สามารถทำ งานบนลีนุกซ์ (Linux) โซลารีส (Solaris) หรือบนแมคโอเอสเอ็กซ์ (MacOS/X) เว็บเซิร์ฟเวอร์ที่ลงโปรแกรมอาปาเช (Apache Web server) โดยมีฐานข้อมูลที่ใช้ โปรแกรมมายเอสคิวแอล ในด้านการสนับสนุนทางด้านเทคนิคนั้น อีพรินท์มีเมล์ลิ่งลิสที่สามารถสมัครเป็นสมาชิกได้

อีพรินท์มีส่วน ต่อประสานกับผู้ใช้ (user interface) ที่สามารถจะปรับแต่งตามความต้องการได้ ผู้เขียนที่ต้องการส่งผลงานต้องลงทะเบียนก่อนโดยต้องบอกถึงประเภทของงานที่ ส่ง (หนังสือ วิทยานิพนธ์ ฯลฯ) รวมทั้งลงเมทาดาทาไม่ว่าจะเป็นเค้าร่าง (schema) ใดก็ได้ ซึ่งขึ้นอยู่กับผู้ดูแลตัดสินว่าประเภทของงานใดควรจะถูกจัดเก็บ รวมทั้งเมทาดาทาองค์ประกอบใดบ้างที่ควรลงตามประเภทของงาน รายการใดที่ถูกส่งเข้าไป เจ้าของผลงานจะต้องถูกตรวจสอบ และสารสนเทศที่ถูกส่งขึ้นไปนี้จะถูกเก็บไว้ใน ‘ที่พัก’ (buffer)  ก่อนเพื่อได้รับการทบทวนจากเจ้าหน้าที่ก่อนจะจัดเก็บในระบบในขั้นสุดท้าย

ผู้ ใช้สามารถใช้ทางเลือกในการเรียกดูรายการจากหัวเรื่อง ชื่อผู้เขียน ปีที่พิมพ์ ประเภท หรือการเพิ่มเติมครั้งล่าสุด นอกจากนี้ยังสามารถสืบค้นได้จากเขตข้อมูล เช่น ชื่อเรื่อง สาระสังเขป หรือเนื้อหาฉบับเต็ม เขตข้อมูลที่สามารถเป็นตัวกำหนดให้ค้นได้ขึ้นอยู่กับผู้ดูแลระบบ ตัวอย่างของส่วนต่อประสานกับผู้ใช้ของอีพรินท์ สามารถหาดูได้จาก Cogoprints archive (http://cogprints.ecs.soton.ac.uk/) การแสดงผลการสืบค้นประกอบด้วยชื่อผู้แต่ง ปีพิมพ์ ชื่อเรื่อง สำนักพิมพ์ และจำนวนหน้า ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลโดยการอ่านเนื้อหาฉบับเต็มหรืออ่านสาระสังเขปก่อน ได้โดยมีหัวเรื่องและคำสำคัญประกอบไว้ด้วย ที่มหาวิทยาลัยควีนส์แลนด์เทคโนโลยีในประเทศออสเตรเลีย ผู้เข้าใช้และผู้มีส่วนร่วมสามารถเห็นสถิติการเข้าใช้ด้วย (http://eprints.qut.edu.au/)

 *เรียบเรียงจาก Prudlo, Marion.”E-Archiving: an overview of some repository management software tools.” ARIADNE, issue 43 (April 2005). Available: http://www.ariadne.ac.uk/issue43/prudlo/ 7/15/2005 6:30.