|
Pivot Table เป็นรายงานอีกรูปแบบหนึ่งที่นำเฉพาะค่าคำนวณมาแสดงผล โดยไม่แสดงรายละเอียดย่อยของแต่ละรายการ และผู้ใช้สามารถปรับแต่งลักษณะของรายงานได้เองอิสระ มักจะเรียกรายงานนี้ว่า "ตารางสรุปสาระสำคัญ" โดยการนำข้อมูลมาไขว้และสรุปรายการตามเงื่อนไขที่กำหนด
การจัดเตรียมข้อมูล
ขั้นแรกจะต้องนำชิ้นงานมาวิเคราะห์และแยกเป็นรายการย่อยๆ เสียก่อน ซึ่งมีศัพท์ทางคอมพิวเตอร์ใช้เรียกรายการย่อยๆ ของรายการข้อมูลว่า “ฟิลด์ (Field)” ตัวอย่างเก็บข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลในองค์กร โดยมีรายละเอียดที่จะเก็บบันทึก ได้แก่ รหัสประจำตัว, ชื่อ-นามสกุล, วันเดือนปีที่เกิด, ที่อยู่, วันเดือนที่ที่เข้าทำงาน, ตำแหน่ง, หน่วยงาน และเงินเดือน เป็นต้น สามารถแยกเป็นฟิลด์ย่อยๆ ได้ดังนี้
- รหัสประจำตัวแยกไม่ได้ดังนั้นนับเป็น 1 ฟิลด์
- ชื่อ-นามสกุล ยังสามารถเป็นรายการย่อยๆ ได้อีก คือ
- คำนำหน้าชื่อ 1 ฟิลด์
- ชื่อตัว 1 ฟิลด์
- นามสกุล 1 ฟิลด์
- ที่อยู่ ควรแยกเป็น
- บ้านเลขที่
- ถนน
- ตำบล
- อำเภอ
- จังหวัด
- รหัสไปรษณีย์
เมื่อวิเคราะห์ลักษณะงานเรียบร้อยแล้ว ขั้นต่อไปก็เป็นการเก็บข้อมูลไว้ในแผ่นงานของ Excel หรือWorksheet โดยพิมพ์รายการฟิลด์ในแถวเดียวกัน 1 ฟิลด์ต่อ 1 คอลัมน์ เรียกแถวนี้ว่า “Header Row” ต่อจากนั้นก็นำข้อมูลที่จะจัดเก็บป้อนลงในแถวถัดไป 1 รายการข้อมูลต่อ 1 แถว เรียกรายการข้อมูลแต่ละแถวว่า Record ดังรูป รายการข้อมูลแถวแรกควรอยู่ต่อจาก Header Row 
รูปแสดงการป้อนข้อมูลเพื่อเตรียมวิเคราะห์
หากข้อมูลในฟิลด์ใดยาวมากๆ อย่าพิมพ์แยกเซลล์นะครับ ให้ขยายความกว้างพอประมาณ แล้วพิมพ์ข้อมูลตามปกติ แต่เมื่อข้อมูลจะเกินระยะขอบขวาของเซลล์ คุณก็สั่งให้โปรแกรมตัดคำแล้วขึ้นบรรทัดใหม่ โดยการกดปุ่ม <Alt><Enter> ใน Microsoft Excel หรือ <Ctrl><Enter> ใน OpenOffice.org Calc จากนั้นพิมพ์ข้อมูลที่เกินในแถวที่ 2, 3 ... ไปเรื่อยๆ พบว่าความสูงของแถวจะขยาย อย่างนี้เป็นวิธีบันทึกที่ถูกต้องครับ ถ้าพิมพ์แยกเซลล์เมื่อไรผิดเมื่อนั้น โปรแกรมจะค้นหาและคัดเลือกข้อมูลไม่ถูกต้อง
สรุปข้อมูลยอดรวมด้วย Pivot Table
การสร้าง PivotTable ให้คลิกเมาส์ในพื้นที่ข้อมูล แล้วเลือกคำสั่ง Data, Pivot Table & Pivot Chart Report…จะปรากฏกรอบทำงานดังนี้ 
เลือกแหล่งข้อมูลการสร้างงาน ว่าจะเป็นแหล่งข้อมูลที่เลือกอยู่ (Microsoft Office Excel list or database) หรือแหล่งข้อมูลภายนอก (External data source) หรือแหล่งข้อมูลจากการรวมแผ่นงาน (Multiple consolidation range) จากนั้นเลือกรูปแบบรายงานว่าจะเป็นตารางสรุป หรือเป็นกราฟสรุป แล้วคลิกปุ่ม Next
กำหนดช่วงข้อมูลที่ต้องการนำมาสรุปเป็นตารางสรุปค่า แล้วคลิกปุ่ม Next
เลือกว่ารายงานสรุปจะนำเสนอในแผ่นงานใหม่ (New worksheet) หรือแผ่นงานเดิม (Existing worksheet) แล้วคลิกปุ่ม Layout… เพื่อกำหนดลักษณะของรายงาน
ลากฟิลด์มาวางในตำแหน่งต่างๆ ตามรูปแบบที่ปรากฏ จากนั้นคลิกปุ่ม OK และ Finish โปรแกรมจะสรุปรายงาน ตามเงื่อนไขที่ระบุ
เช่น ถ้าต้องการรายงานสรุปผลรวมเงินเดือน โดยจำแนกตามตำแหน่ง และแผนก ก็ให้จัดวางดังนี้ 
เมื่อคลิกปุ่ม OK แล้ว Finish จะปรากฏผล ดังนี้
ปรับแก้ไขตารางสรุปสาระสำคัญ
การแก้ไขตารางสรุปสาระสำคัญ ทำได้ง่าย เพียงแต่คลิกลากฟิลด์สลับตำแหน่งเพื่อสร้างรายงานที่ต้องการ หรือคลิกปุ่มเครื่องมือ Pivot Table จากแถบเครื่องมือ 
ตัวอย่างลากฟิลด์ตำแหน่งมาต่อท้าย Department
จะปรากฏผล ดังนี้
เปลี่ยนฟังก์ชันคำนวณ
การเปลี่ยนฟังก์ชันคำนวณ ให้ดับเบิลคลิกที่ฟิลด์คำนวณ
เห็นไหมครับว่าเพียงฟังก์ชันเล็กๆ ง่ายๆ ของ Microsoft Excel ก็ทำให้การวิเคราะห์ข้อมูลหลายมิติเป็นเรื่องง่าย สะดวก รวดเร็ว
|
