หลายๆ การประชุมที่เกี่ยวข้องกับ Open Source Software มักจะหนีไม่พ้นปัญหาการส่งเสริมการใช้ OpenOffice.org ในองค์กร ทำอย่างไรให้คนยอมรับ ใช้งาน และยั่งยืนภายใต้ comment ที่หลากหลาย ไม่ว่า “ใช้ไม่เป็น ไม่คุ้นเคย ใช้แล้วเครื่องช้า เครื่องแฮงก์บ่อย เอกสารเปิดแล้วฟอนต์เพี้ยน เสียเวลาจัดเอกสารใหม่ … และ….มากมาย”
แต่สำหรับตนเองแล้ว กลับไม่พบปัญหาดังข้างต้นมากนัก เพราะตั้งแต่เกี่ยวข้องกับการส่งเสริม Open Source Software ผมไม่เคยนำ OpenOffice.org มาชูโรงเพียงอย่างเดียว ทั้งนี้จากการศึกษาพบว่า OpenOffice.org ทำงานร่วมกับซอฟต์แวร์อื่นๆ ในกลุ่ม OSS ได้ดีมาก และน่าทึ่ง เช่น
หากหน่วยงานก้าวสู่การทำ KM การส่งเสริมให้แลกเปลี่ยนความรู้ในรูปแบบ Mind Map ด้วย Freemind อาจจะได้รับการตอบรับดีมาก ดังนั้นเมื่อบุคลากรยอมรับ Freemind ก็ส่งลูกต่อให้รู้ว่าเอกสารจาก Freemind สามารถส่งออก (Export) เป็นรายงานด้วย OpenOffice.org Writer ได้ทันที ไม่ต้องเสียเวลา Copy/Paste ข้ามโปรแกรมแล้วมาจัดแต่ง ….แค่นี้ก็ทำให้ยอมรับ OpenOffice.org Writer ได้ระดับหนึ่งแล้วครับ
ต่อด้วยการส่งเสริมให้องค์กรทำงานแบบร่วมมือ (Collaboration) ด้วย Dokuwiki ก็ยิ่งประสบความสำคัญได้ดีมาก เพราะ Dokuwiki มี Plug-ins ที่ส่งเอกสารเป็น OpenOffice.org Writer Format ได้ง่าย แถมยังได้เอกสารแบบ Style ที่ถูกต้องด้วย นอกจากนี้ยังมี Extension ที่ช่วยส่งออกเอกสารจาก Writer เป็น Dokuwiki Syntax ได้ด้วยครับ
สำหรับปัญหาฟอนต์เละ Layout เพี้ยน OpenOffice.org ได้ปรับปรุงจนดีขึ้นอย่างมาก แต่ที่ยังคงพบปัญหาอยู่ก็เพราะผู้ใช้ไม่ได้สร้างเอกสาร Word และสื่อนำเสนอ Presentation ด้วยวิธีที่ถูกต้อง คือ การใช้ Style จัดพิมพ์เอกสาร (พิมพ์ด้วย Heading1, Heading2, Normal, Default Style) รวมถึงการใช้ Style ใน Presentation … ประมาณว่าสร้าง Word, Presentation ไม่ได้มาตรฐาน
หากเราใช้แนวคิด “ส่งเสริมให้ปรับเปลี่ยนโปรแกรม ก็ปรับเปลี่ยนการพิมพ์ การสร้างสื่อไปพร้อมๆ กัน” ก็น่าจะดีกว่าไหมครับ ให้ทุกคนรู้จัก Style ใช้ Style กันให้มากขึ้น เพียงเท่านี้เอกสารต่างๆ ก็หมดปัญหาเรื่องฟอนต์ Layout ไปได้เยอะแล้วครับ
อีกทั้งการสร้างเอกสารที่ได้มาตรฐาน ยังช่วยให้การทำงานส่วนต่อยอดอื่นๆ เป็นไปอย่างอัตโนมัติด้วยครับ เช่น เอกสารที่สร้างในรูปแบบ Style ของ Writer ส่งออกเป็น Presentation ได้ทันที ไม่ต้องมา Copy/Paste ให้เสียเวลา รวมถึงส่งออกเป็น PDF แล้วได้ Bookmark อัตโนมัติ ส่งออกเป็นหนังสือเสียง Daisy สำหรับคนตาบอดได้ด้วย และอีกหลากหลายความสามารถครับ
ท่านที่สนใจมาตรฐานงานพิมพ์ที่ผมกล่าว ลองศึกษาจากเอกสารดูนะครับ
