ในระยะหลังมีการริเริ่มพัฒนาซอฟต์แวร์สำหรับการจัดการคลังเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ขึ้นเป็นจำนวนมาก บางองค์กรหรือหน่วยงานจัดทำขึ้นเพื่อใช้ในการสงวนรักษาเนื้อหาที่อาจจะสูญหายได้ บางหน่วยงานจัดทำขึ้นเพื่อให้สามารถเข้าถึงทรัพยากรสารสนเทศได้มากขึ้น ความเคลื่อนไหวที่ให้ใช้ได้อย่างเปิดกว้างนี้เป็นปัจจัยสำคัญที่ทำให้เกิดการพัฒนานี้ขึ้น การริเริ่มเอกสารดิจิทัล เช่น เอกสารก่อนการจัดพิมพ์ (pre-print) เอกสารหลังการจัดพิมพ์ (post-print) และเซิร์ฟเวอร์สำหรับจัดเก็บเอกสาร (document servers) ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อเป็นแนวทางใหม่ในวงการพิมพ์ เนื่องจากยังไม่สามารถควบคุมราคาของวารสารได้ โดยเฉพาะวารสารของหน่วยงานทางด้านวิทยาศาสตร์ เทคนิค และ การแพทย์ อีกทั้งจำนวนผู้เขียนและมหาวิทยาลัยที่มีความกระตือรือร้นที่จะมีส่วนในการพิมพ์และสงวนรักษาด้วยตนเองมีมากขึ้น ๆ ตัวอย่างโปรแกรมที่ช่วยสนับสนุนงานด้านนี้ได้เป็นอย่างดี ได้แ่ก่ ล็อคคิส (LOCKSS) อีพริ้นท์ (EPrints) และ ดีสเปซ (DSpace) สามารถอ่านศักยภาพของทั้ง 3 โปรแกรมได้ที่
http://www.stks.or.th/web ล็อคคิส
http://www.stks.or.th/web อีพริ้นท์
http://www.stks.or.th/web ดีสเปซ
ดีสเปซ หรือ DSpace เป็นโอเพ่นซอร์สซอฟต์แวร์อีกตัวหนึ่ง ซึ่งเป็นที่นิยมใช้กันมากในบทบาทของการเ็ป็น IR – Institutional Repository เป็นโปรแกรมที่มีความยืดหยุ่นมากกว่าอีพรินท์ เนื่องจากมีจุดประสงค์ในการเก็บถาวร เนื้อหาที่สามารถเก็บได้มีความหลากลาย เ็ก็บสารสนเทศดิจิทัลได้ทุกประเภท ดีสเปซเป็นสมาชิกในโครงการริเริ่มเก็บถาวรแบบเปิด (OAI – Open Archives Initiative) อีกด้วย
ดีสเปซเป็นโปรแกรมที่เหมาะสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีความซับซ้อนมาก คือ มีการส่ง (submit) สารสนเทศจากหลาย ๆ แห่ง/หน่วยงานที่มีความแตกต่างกัน หรือ ชุมชน (community) โดยเจ้าของผลงานต้องใส่เมทาดาทาตามเค้าร่างของดับลินคอร์ (Dublin Core)
ดีสเปซมีระบบให้สิทธิแก่ผู้ใช้ ผู้ดูแลระบบสามารถเจาะจงผู้มีสิทธิในการส่งผลงาน (submitter) ผู้ประเมิน (Reviewer) ผู้แก้ไข เป็นต้น ก่อนที่ผลงานจะถูกเก็บลงในคลังเอกสารจะต้องผ่านกระบวนการประเมิน (review process) กระแสงานในดีสเปซมีการประเมินหลายระดับ ผู้ประเมิน (reviewer) สามารถตีคืนผลงานที่พิจารณาเห็นว่าไม่เหมาะสม ผู้รับรอง (approver) เป็นผู้ตรวจสอบกระบวนการส่งผลงาน ในเรื่องของการผิดพลาดในด้านต่าง ๆ เ่ช่น การลงเมทาดาทา และบรรณธิกรณ์เมทาดาทา (metadata editor) เป็นผู้มีิสิทธิในการแก้ไขเปลี่ยนแปลงเมทาดาทา
