“บางคนกล่าวว่าจดหมายเหตุของประเทศใดเป็นเอกลักษณ์ของประเทศนั้น และจดหมายเหตุขององค์กรใดเป็นเอกลักษณ์ขององค์กรนั้น ถ้าไม่อยากให้เอกลักษณ์ของประเทศหรือองค์กรสูญหาย ก็ต้องวางแผนสร้างจดหมายเหตุอย่างมีประสิทธิภาพตั้งแต่วันนี้ “ จากพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถานอธิบายคำ “จดหมายเหตุ” ว่า หมายถึงหนังสือบอกข่าวคราวที่เป็นไป รายงานหรือบันทึกเหตุการณ์ต่างๆ ที่เกิดขึ้น หากเอกสารส่วนราชการ รัฐวิสหกิจ หรือ เอกชน ผลิตขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานและเครื่องมือในการปฏิบัติงาน นั้นเอง
Read the rest of this entry »
จดหมายเหตุ (archives) หมายความว่า ๑.เอกสารต้นฉบับ (original) ซึ่งสิ้นกระแสการปฏิบัติงานของส่วนราชการหรือสถาบันเอกชนที่ผ่านการวินิจฉัยว่ามีคุณค่าสมควรเก็บรักษาไว้ตลอดไป เรียกว่า “เอกสารจดหมายเหตุ” (Archival Material) ๒. หน่วยงานที่มีหน้าที่รวบรวม จัดเก็บ สงวนรักษา และให้บริการเอกสารจดหมายเหตุ เรียกว่า หน่วยงานจดหมายเหตุ (Archival agency) ๓. อาคารที่เก็บรักษาเอกสารจดหมายเหตุ เรียกว่า หอจดหมายเหตุ (Archival Repository)
ตามที่มีระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และฉบับเพิ่มเติม พ.ศ. ๒๕๔๘ กำหนดให้ทุกหน่วยงานต้องส่งมอบเอกสารที่มีอายุครบ ๒๐ ปี ให้กับหอจดหมายเหตุแห่งชาติ จึงทำให้หน่วยงานเช่น สำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ (สวทช.) ซึ่งก่อตั้งมาตั้งแต่ปี พ.ศ. ๒๕๓๔ ต้องหันมาตระหนักถึงหน้าที่และบทบาทสำคัญที่มีการระบุเรื่องการส่งมอบเอกสาร ทั้งนี้ ตั้งแต่เริ่มก่อตั้ง สวทช. มีเอกสารการบริหารราชการของสำนักงานฯ เกิดขึ้นเป็นจำนวนมาก ซึ่งถือว่าเป็นหลักฐานทางประวัติศาสตร์ที่มีความสำคัญยิ่งสำหรับนักวิชาการ บุคลากร และผู้สนใจ ในการศึกษาค้นคว้าเกี่ยวกับพัฒนาการของสำนักงาน เอกสารซึ่งแต่ละหน่วยงานภายใน สวทช. ผลิตขึ้นย่อมแสดงให้เห็นถึงภารกิจในการดำเนินงานของหน่วยงานดังกล่าว เอกสารเหล่านี้ ถือเป็นเอกสารจดหมายเหตุที่มีความสำคัญ และมีคุณค่าแก่การรวบรวม จัดเก็บ และอนุรักษ์ไว้ เพื่อมิให้สูญหายและถูกทำลายไปในที่สุด
เรียนรู้กระบวนการดำเนินงานบริหารเอกสารจดหมายเหตุ ปัญหาที่พบ กฎหมายและระเบียบที่เกี่ยวข้องกับการบริหารจัดการเอกสารจดหมายเหตุ รวมถึงตัวอย่างเอกสารจดหมายเหตุทรงคุณค่าที่หาชมได้ยากยิ่ง
ได้ฟังคำบรรยายจากนักจดหมายเหตุแห่งชาติ เรื่อง การดำเนินการเอกสารจดหมายเหตุ สวทช. จัดโดย สำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ เมื่อวันที่ ๑๑ กุมภาพันธ์ พ.ศ. ๒๕๕๓ วิทยากรให้ความรู้เรื่องความตระหนักในการประเมินคุณค่าเอกสารจดหมายเหตุ ได้เล่าเกร็ดความรู้เรื่องภาพที่มีผู้มาขอใช้บริการที่หอจดหมายเหตุแห่งชาติ ว่า “ต้องการรูปภาพเสด็จพ่อ ร.๕” ลองทายดูนะคะว่า ผู้ที่ขอใช้บริการภาพจะได้ภาพใด
WordPress.org นับเป็นเครื่องมือจัดการจัดการเหตุดิจิทัลได้ง่าย และรวดเร็ว เนื่องจาก wordpress.org มีระบบนำเสนอข้อมูลเรียงตามวันที่/เวลา ทุกเนื้อหาสามารถปรับวันที่/เวลาได้อิสระ ทำให้ภาพในอดีต เรื่องเล่าทุกเรื่องกำกับวันที่จริงได้ง่าย อีกทั้งโปรแกรมยังสามารถจัดกลุ่มเนื้อหาตามเดือนและปีให้อัตโนมัติ นอกเหนือจากการระบุคำค้นอิสระในรูปแบบ Tag สุดท้ายเมื่อติดตั้ง Extension Timeline ก็สามารถนำทุกเนื้อหามานำเสนอเป็น timeline แสดงเหตุการณ์ต่างๆ ได้ทันที ลองดูสิครับ อย่าเสียเวลาพัฒนาโปรแกรมจัดการจดหมายเหตุอีกเลยครับ ของดีและฟรีมีให้เลือกเยอะมาก
จดหมายเหตุวัฒนธรรมในยุคดิจิทัล (Archiving Culture in the Digital Age) คือ หัวข้อการประชุมวิชาการนานาชาติ จัดโดย ศูนย์มนุษยวิทยาสิรินธร (องค์การมหาชน) วันที่ 6-7 สิงหาคม 2552 การประชุมวิชาการครั้งนี้ มีวัตถุประสงค์ 4 ข้อ คือ
1. เพื่อกระตุ้นให้นักมานุษยวิทยา (Anthropologist ) เห็นความสำคัญของการดูแลและเก็บรักษาเอกสารงานวิจัยภาคสนาม ในฐานะ เอกสารจดหมายเหตุ และเรียนรู้กระบวนการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล
2. เพื่อแลกเปลี่ยนความคิดเห็นในการทำงานระหว่างนักมานุษยวิทยา และนักจดหมายเหตุ
3. เพื่อหารือประเด็นเรื่องสิทธิทรัพย์สินทางวัฒนธรรมในการพัฒนางานจดหมายเหตุ 4. เพื่อพัฒนาแนวทางการทำงาน สำหรับการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล
การประชุมวิชาการครั้งนี้ เป็นที่รวมการนำเสนอผลงานของนักมานุษยวิทยาระดับโลก อาทิเช่น ดร. ชาร์ลส์ เอฟ คายส์ จากมหาวิทยาลัยแห่งรัฐวอชิงตัน สหรัฐอเมริกา ดร. โรเบิร์ต ลีโอโปลด์ ผู้อำนวยการ หอจดหมายเหตุมานุษยวิทยาแห่งชาติ สถาบันสมิธโซเนียน สหรัฐอเมริกา ดร.มารค์ ทูริน ภาควิชามานุษยวิทยาสังคม มหาวิทยาลัยเคมบริดจ์ อังกฤษ โดยส่วนใหญ่นำเสนอข้อมูลการจัดเก็บข้อมูลภาคสนาม (Field Work) ในโครงการต่าง ๆ ที่ดำเนินการศึกษาข้อมูลด้านมานุษยวิทยา / ชาติพันธุ์ ภายในประเทศไทย เช่น โครงการที่ จ. มหาสารคาม จ. แม่ฮ่องสอน ข้อมูลภาคสนามที่สำคัญ เช่น เอกสารต่าง ๆ (ใบลาน สมุดบันทึก) เอกสารลายมือต้นฉบับการบันทึกเรื่องราวของนักมานุษยวิทยา ซึ่งสมัยก่อนเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ยังไม่ก้าวหน้ามากนัก การบันทึกเรื่องราวด้วยลายมือจึงเป็นสิ่งสำคัญ รวมทั้งภาพถ่าย วัสดุอุปกรณ์ ต่าง ๆ ซึ่งล้วนเกี่ยวข้องกับการศึกษามรดกทางวัฒนธรรมในท้องถิ่นนั้น ๆ นักมานุษยวิทยาเหล่านี้เห็นความสำคัญของประเทศไทย ในมุมมองต่าง ๆ เช่น การศึกษามรดกทางวัฒนธรรม วิถีชีวิตความเป็นอยู่ของชนกลุ่มน้อย เช่น อาข่า โดยศึกษาอย่างเป็นระบบและยาวนาน
ในฐานะผู้เข้าร่วมประชุม ที่ไม่ได้มีความรู้ด้านมานุษยวิทยามากนัก แต่ก็พอได้รับความรู้บ้าง และมีประเด็นเกี่ยวข้องกับห้องสมุดที่มีส่วนใน การรักษา และจัดเก็บข้อมูลสำคัญหล่านี้ในรูปแบบฐานข้อมูล เพื่อเผยแพร่ และสามารถสืบค้นได้ เช่น การจัดทำเมทาดาตา หรือการเลือก DSpace ในการเป็นคลังเก็บข้อมูล แต่ยังไม่ลงรายละเอียดมากนัก และมีประเด็นเพิ่มเติมเรื่องเอกสารสิทธิส่วนบุคคล ว่าสมควรเผยแพร่หรือไม่ หรือระเมิดลิขสิทธิ์หรือไม่ เนื่องจากบางเรื่องเป็นเรื่องอ่อนไหว และเจ้าของยังมีชีวิตอยู่ นอกจากนี้ยังมีเรื่อง Creative Common ซึ่งเป็นทางเลือกในการสงวนสิทธิ์เพื่อเผยแพร่งานจดหมายเหตุสำหรับสาธารณะ เป็น License แบบมีเงื่อนไข สามารถเผยแพร่ข้อมูลงานจดหมายเหตุได้ แต่มีเงื่อนไขประกอบ เช่น ต้องอ้างอิงแหล่งที่มา ห้ามใช้เพื่อการค้า ห้ามดัดแปลง และหัวข้อสุดท้ายที่น่าสนใจ คือ การจัดทำจดหมายเหตุดิจิทัลส่วนตัว สำหรับผู้ที่ต้องการจัดทำ หรือบันทึกเรื่องราว ความทรงจำ เหตุการณ์สำคัญส่วนตัวและประสงค์จะเผยแพร่สู่สาธารณะ สามารถทำได้ในรูปแบบต่าง ๆ ซึ่งการจัดทำดิจิทัลก็ง่ายมาก เช่น การถ่ายภาพ หรือถ้าเป็นกระดาษก็สแกน เสียงก็บันทึกเทป และเลือกช่องทางที่เหมาะสมในการเผยแพร่ เช่น ถ้าเป็นบทความ ก็เลือก blog หรือเอกสารนำเสนอ (Presentation) เลือก Slideshare ถ้าเป็นวีดีโอ เลือก Youtube เป็นต้น
สื่อดิจิทัลทั้งที่เป็นสื่อดิจิทัลแต่กำเนิด สื่อดิจิทัลที่ได้จากการแปลงเอกสารต้นฉบับให้เป็นเอกสารดิจิทัลเป็นหัวใจ สำคัญของห้องสมุดดิจิทัล เพื่อให้การจัดเตรียมสื่อดิจิทัลไม่เกิดความซ้ำซ้อน ไม่เปลืองเวลา กำลังคน และงบประมาณ และสามารถนำไปใช้งานได้ทันที ศวท. ได้กำหนดมาตรฐานที่เกี่ยวข้อง ดังนี้
ทั้งนี้ STKS จะนำเนื้อหาฉบับเต็มเผยแพร่ต่อไปครับ
เหตุการณ์ต่างๆ ที่เกิดขึ้นจะมีมูลค่าเพิ่มหากนำมารวบรวมและแสดงผลให้เห็นโดยทั่วกัน และหากสามารถนำเสนอผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ตพร้อมลิงก์ไปยังเนื้อหาต้นฉบับได้ ก็ยิ่งยอดเยี่ยม ด้วยความสามารถของ SIMILE Timeline ผลงานวิจัยจาก MIT สถาบันอุดมศึกษาชั้นเยี่ยมยอดของสหรัฐอเมริกาทำให้ผลงานดังกล่าวเป็นจริง ท่านที่สนใจลองศึกษาได้ที่ http://www.simile-widgets.org/timeline/ และเว็บไซต์ Learning ของ STKS
วันนี้ (27 พ.ค. 2551) ได้มาเข้าร่วมการอบรมเชิงปฏิบัติการ “การประเมินคุณค่าเอกสารจดหมายเหตุ เพื่อส่งมอบให้แก่หอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย” จัดโดย สถาบันวัฒนธรรมและศิลปะ มหาวิทยาลัยศรีนครินทรวิโรฒ ณ อาคารประสานมิตร มหาวิทยาลัยศรีนครินทรวิโรฒ ตอนได้รับจดหมายเชิญได้ขอสมัครมาเข้าร่วมอบรม เพราะเป็นคนสนใจในเรื่องเอกสารจดหมายเหตุอยู่แล้ว อยากมาเข้าร่วมรับฟังว่า แต่ละหน่วยงานในองค์กร จะต้องมีการประเมินคุณค่าเอกสารจดหมายเหตุกันอย่างไร ที่จะส่งให้หอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยที่สังกัดอยู่ Read the rest of this entry »
