“บางคนกล่าวว่าจดหมายเหตุของประเทศใดเป็นเอกลักษณ์ของประเทศนั้น และจดหมายเหตุขององค์กรใดเป็นเอกลักษณ์ขององค์กรนั้น ถ้าไม่อยากให้เอกลักษณ์ของประเทศหรือองค์กรสูญหาย ก็ต้องวางแผนสร้างจดหมายเหตุอย่างมีประสิทธิภาพตั้งแต่วันนี้ “  จากพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถานอธิบายคำ “จดหมายเหตุ” ว่า หมายถึงหนังสือบอกข่าวคราวที่เป็นไป รายงานหรือบันทึกเหตุการณ์ต่างๆ ที่เกิดขึ้น หากเอกสารส่วนราชการ รัฐวิสหกิจ หรือ เอกชน ผลิตขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานและเครื่องมือในการปฏิบัติงาน นั้นเอง

การเก็บรักษาและใช้ประโยชน์ทรัพยากรสารสนเทศ ให้ยังคงอยู่ระยะยาวนั้น มีหลายวิธี หลายประเภทด้วยกัน ขึ้นอยู่กับว่าความเหมาะสมของ สื่อ หรือจดหมายเหตุนั้นๆ ดั่งเดิมการเก็บจดหมายเหตุอาจจะเก็บเป็นตัวอักษร เครื่องหมาย หรือ ภาพวาด ส่วนสื่อ (media) หรือภาชนะ (package) ลักษณะของจดหมายเหตุอาจจะเป็นกระดาษ ใบลาน หรือ ศิลา แต่มาสู่ยุคปัจจุบันได้มีเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ ที่มีลักษณะการเก็บข้อมูลเป็นตัวเลข (digit) โดยเฉพาะ 0 กับ 1 ที่คอมพิวเตอร์ใช้บันทึกสื่อ ลงบนภาชนะบรรจุอาจจะเป็นแผ่นจานบันทึกอัดแน่น CD (compact disk), DVD (digital video disk) หรือเทปแม่เหล็กและอื่นๆ สื่อจดหมายเหตุที่เก็บในลักษณะนี้เราเรียกว่า จดหมายเหตุดิจิทัล (digital archive)

จดหมายเหตุดิจิทัลสร้างได้ 2 วิธี คือ

• แปลงจดหมายเหตุธรรมดาเป็นจดหมายเหตุดิจิทัลโดยใช้อุปกรณ์ เช่น สแกนเนอร์ หรือ กล้องถ่ายภาพดิจิทัล
• สร้างบันทึกเหตุการณ์หรือเอกสารให้อยู่ในรูปดิจิทัล (born digital) เช่นสร้างด้วยโปรแกรม word processor ในการพิมพ์เอกสาร การถ่ายภาพด้วยกล้องถ่ายภาพดิจิทัล การอัดเสียงด้วยเครื่องอัดเสียงดิจิทัล

ก่อนที่จะคิดทำจดหมายเหตุดิจิทัล ควรคำนึงถึงวงจรชีวีติของทรัพยากรนั้นอย่างไร ซึ่งประกอบด้วย 5 ขั้นตอน

1. สร้างสรรค์: สร้างและอนุมัติทรัพยากรสารสนเทศ
2. จัดระเบียบ: จัดระเบียบและขึ้นทะเบียนทรัพยากรสารสนเทศนั้น
3. ใช้ประโยชน์: อ้างอิง การเปิดดูใช้ประโยชน์จากเนื้อหาของทรัพยากรสารสนเทศนั้น
4. คัดเลือก: คัดสรรทรัพยากรที่ใช้ประโยช์ และย้ายโอนความรับผิดชอบให้เจ้าหน้าที่เก็บรักษา
5. เก็บรักษา: รักษาทรัพยากรสารสนเทศนั้นให้ใช้ประโยชน์ได้นานที่สุด

มาดูลักษณะการเก็บรักษาภาชนะบรรจุ

การเก็บรักษาจดหมายเหตุดิจิทัลต้องคำนึงถึงเนื้อหาสารสนเทศ กับภาชนะบรรจุเป็นหลักสำคัญ โดยสามารถแยกประเภทภาชนะบรรจุได้ดังนี้

• ดิสก์แสง (optical disk) เช่น CD, DVD, DVD-R, DVD-RW และ DVD-RAM ซึ่งห้องสมุดต่างๆ นิยมกันใช้ดิสก์แสงในการเก็บข้อมูลดิจิทัล ควบเก็บรักษาในอุณหภูมิต่ำกว่า 20 องศา อายุการใช้งาน 10 ปี
• ฮาร์ดิสก์ (hard disk) จานบันทึกแบบแข็งหมายถึง จานโลหะที่เคลือบด้วยสารแม่เหล็ก ใช้เก็บข้อมูลได้เป็นจำนวนมากๆ โดยปกติจะบรรจุไว้ในกล่องมิดชิด บางที เรียก fixed disk เพื่อให้เห็นแตกต่างกับจานบันทึกขนาดเล็กที่นำไปไหนมาไหนได้ ที่เรียกว่า floppy disk ในปัจจุบัน ฮาร์ดดิสก์เป็นของจำเป็นมาก และมีอยู่ภายในไมโครคอมพิวเตอร์ทุกเครื่อง ความจุขนาดปกติจะ มีตั้งแต่ 40 – 1,000 เมกะไบต์ ยิ่งจุมาก ก็จะยิ่งทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
• เทปแม่เหล็ก (magnetic tape) แถบบันทึกแม่เหล็กหมายถึง แถบที่ทำด้วยพลาสติกฉาบออกไซด์ของโลหะ มีลักษณะคล้ายเทปหรือแถบบันทึกเสียง ม้วนอยู่บนวงล้อ
• หน่วยความจำแฟลช (flash memory) หน่วยความจำประเภทสารกึ่งตัวนำชนิดหนึ่ง ที่สามารถลบข้อมูลแล้วเขียนใหม่ได้ และสามารถคงข้อมูลไว้ได้แม้ไม่มีกระแสไฟฟ้าเลี้ยง
• ไมโครฟิล์ม ฟิล์มถ่ายรูปขนาดเล็กมากใช้สําหรับถ่ายบันทึกภาพของสิ่งต่างๆ ให้มีขนาดย่อส่วนลงมากๆ เพื่อสะดวกแก่การเก็บรักษาไว้ และสามารถนํามาฉาย เป็นภาพนิ่งขนาดขยายบนจอได้
• การย้ายเปลี่ยนภาชนะบรรจุ ควรมีการเปลี่ยนย้ายข้อมูลภาชนะบรรจุให้ใหม่อยู่เสมอ เช่น เปลี่ยนภาชนะบรรจุใหม่ ทุกๆ 10 ปี
• format file ควรที่จะกำหนดรูปแบบการเก็บเพราะการเปิดดูเนื้อหาของข้อมูลนั้น ต้องใช้โปรแกรมประยุกต์ต่างๆ ที่เหมาะสมใช้ในการเปิดข้อมูล เช่น
  1. ข้อมูลประเภทเอกสาร ควรเก็บเป็น PDF, Word 97-2003, Word 2007, Open Office Writer
  2. ตารางคำนวณ ควรเก็บเป็น Excel 97-2003, Excel 2007, Open Office Calc,  PDF
  3. เอกสารนำเสนอ ควรเก็บเป็น PowerPoint 97-2003, PowerPoint 2007, Open Office Impress, PDF
  4. ภาพนิ่ง ควรเก็บเป็น JPEG, JPEG 2000, GIF, TIFF, BMP, PDF, JPEG200(Lossless)
  5. เสียงและดนตรี ควรเก็บเป็น WAVE, MP3, WMA, MP3 (bit rate สูงกว่า 256 kpbs)
  6. ภาพเคลื่อนไหว ควรเก็บเป็น Quick Time, Window Media, Real Player, IMPEG, MPEG-2

เมทาดาทา

ข้อมูลที่มีโครงสร้างและใช้อธิบายข้อมูลอื่น รวมจนถึงข้อมูลทางบรรณานุกรมเป็นตัวหนึ่งของเมทาดาทาด้วยเช่นกัน เพราะเป็นข้อมูลที่อธิบายคุณลักษณะต่างๆ ของสารสนเทศ เช่น ชื่อเรื่อง ชื่อผู้แต่ง และวันที่เผยแพร่ เป็นต้น ข้อมูลเมทาดาทามีความจำเป็นขาดมิได้สำหรับการจัดการ การเก็บรักษา กาารกระจายและเผยแพร่การเข้าถึงข้อมูล การสร้างมาทาดาทาอาจจะต้องใช้เวลา แรงงาน และค่าใช้จ่ายพอสมควร ยิ่งถ้ามีการเก็บจดหมายเหตุจากการบันทึกเหตุการณ์ของหน่วยงาน ราชการ หรือเอกชน ควรอย่างยิ่งที่จะต้องทำข้อมูลของเมทาดาทา สำหรับจดหมายเหตุดิจิทัลนั้นด้วย

เรียบเรียงจาก :

ดร.วิลาศ วูวงศ์. “จดหมายเหตุดิจิทัล (Digital Archive) การเก็บรักษาและใช้ประโยชน์ทรัพยากรสารสนเทศระยะยาว” การประชุมวิชาการประจำปี ๒๕๕๓ สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ เรื่อง กระบวนทัศน์การพัฒนาห้องสมุดสู่ความสำเร็จ (Paradigm of Library Development for Success) วันที่ ๒-๓ ก.ย. ๒๕๕๓ ณ ห้องราชา โรงแรมปรินซ์พาเลซ