หัวข้อการบรรยาย การบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ (BCM : Business Continuity Management) สำหรับห้องสมุด โดย ดร.บรรจง หะรังษี บริษัท ที-เน็ต จำกัด
ดร.บรรจง ได้ยกตัวอย่างกิจกรรมห้องสมุดที่สำคัญ คือ บริการยืม คืน ซึ่งมีความเสี่ยงในด้านต่างๆ เช่น ไฟฟ้าดับ พนักงานที่ทำหน้าที่บริการหยุดงาน ภัยพิบัติต่างๆ ฯลฯ การเตรียมการที่สำคัญ คือ การสำรองพื้นที่ การสำรองระบบห้องสมุด ซึ่งจะเป็นการลงทุนที่สูง ต้องการให้ที่ประชุมนี้มีการทำ workshop ระดมสมองเพื่อจัดทำแผนกลยุทธ์ของธุรกิจ Business Strategy ร่วมกัน เพื่อเป็นการสร้างความเข้าใจเบื้องต้นก่อน ได้จัดทำทางเลือก ไว้ให้ 4 ทางเลือก คือ
- สถานที่ – ต้องจัดเตรียมสถานที่แห่งที่ 2 เพื่อให้บริการได้ต่อเนื่อง หากสถานที่เดิมไม่สามารถจัดบริการได้
- บุคลากร – เพื่อเป็นการเตรียมความพร้อม ความเข้าใจแก่พนักงานผู้ปฏิบัติงาน
- ระบบงานคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์ต่อพ่วง – จัดเตรียมทำระบบสำรอง มีรายชื่อผู้จำหน่ายอุปกรณ์คอมพิวเตอร์
- ข้อมูล – การสแกนข้อมูลความถี่ในการจัดทำ
การจัดทำ BCP จำเป็นต้องกำหนดระยะเวลาที่สามารถกลับมาให้บริการได้ก่อน (Recovery Time Objective, RTO) และต้องประเมินว่าจะมีผลเสียหายในด้านต่างๆอย่างไร เช่น ด้านภาพลักษณ์องค์กร ด้านผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ด้านการเงิน ด้านการดำเนินการทางธุรกิจ และด้านกฎหมาย
- เหตุการณ์ที่จะทำให้ธุรกิจหยุดชะงัก แบ่งได้เป็น 3 ระดับ คือ
- ระดับที่ 1 การหยุดชะงักระยะสั้นๆ เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์เสีย ไฟฟ้าดับระยะเวลาหนึ่ง ไม่จำเป็นต้องใช้แผน BCP
- ระดับที่ 2 เริ่มมีความรุนแรงมากขึ้น ต้องมีการจัดทำแผน BCP
- ระดับที่ 3 เป็นความรุนแรงสูงสุด (ไฟไหม้)
BCM เป็นการบริหารจัดการความเสี่ยงแบบ องค์รวม (Holistic) ประกอบด้วยหลายกระบวนงาน ขาดอันใดอันหนึ่งไม่ได้ สิ่งที่สำคัญที่สุด คือการวางกลยุทธ์ BCM Strategy โครงสร้างคณะทำงาน ประกอบด้วย
-BCM Committee – ผู้บริหารระดับสูง ให้นโยบายหลัก
-BCM Incidence Management Team – ทีมบริหารจัดการเหตุการณ์ที่ทำให้ธุรกิจหยุดชะงัก
-BCM Opearation Team – ทีมเจ้าของ ผู้รับผิดชอบงาน (ห้องสมุด)
สรุปเสนอแผนบริหารจัดการให้ห้องสมุด ดังนี้
- ให้จัดการห้องสมุดแบบแยกกันหรือ รวมกัน
- ให้จัดทำระบบ Virtual Library (จัดทำหนังสือให้อยู่ในสื่ออิเล็กทรอนิกส์)
- ให้จัดทำระบบ Cloud ที่ช่วยลดค่าใช้จ่าย ลงทุนร่วมกัน ใช้ระบบเดียวกัน ที่ตั้งเดียวกัน
- ให้จัดทำระบบ Cloud แบบ Union Catalog
